e-bülten | Kampanyalardan haberdar olun...


  • KONGRE ÖNCESİ PROJE YÖNETİMİ

  • Kongreye özel Proje Ekibinin oluşturulması.
  • Bütçe çalışmalarının detay ve alternatifleriyle planlanması ve hazırlanması.
  • Finansmanın sağlanması ve yönetimi.
  • Kongre yer,zaman ve mekan seçim çalışmalarının yapılması.
  • Toplantı salonları, fuaye ve stand alanlarının efektif kullanımını sağlamak,verimli kongreler düzenlemek için, Kongre Düzenleme Kurulu ile kongre merkezini ve otellerini belirlemek amacıyla bölgeye denetim gezilerinin düzenlenmesi.
  • Sponsorluk kalemlerini detayları ile hazırlar, sponsorluk görüşmeleri ve buna bağlı tüm çalışmaları yürütür.
  • Toplantı salonları, stand alanları, yönlendirme planlarını elektronik ortamda hazırlayarak proje hakimiyetini artırır.
  • Gerek sponsor gerekse potansiyel kongre katılımcılarının adres bankasının oluşturulması ve düzenli olarak güncel bilgilerini ulaştırılması.
  • Kongre tanıtımında; katılımcılara alışılmış posta ve poster duyuru hizmetlerine ek olarak e-mail, web sitesi ve dijital duyurular aracılığı ile ek tanıtım imkanı sağlar.
  • A’dan Z ‘ye tüm kongre süresince kullanılacak olan konseptin alternatifleriyle hazırlanması ve geliştirilmesi.
  • Abstractların online (veya istenilen şekilde) olarak toplanması, jüri oylama altyapısının oluşturulması.Oylama sonrası abstract tasnifi, Kongre Düzenleme Kuruluna sunulması ve onay yazılarının gönderilip raporlanması.
  • Kongre duyuruları, kongre kitabı ve/veya abstract kitabı tasarım ve basımını en iyi şekilde takip ederek bütçenin en yüksek düzeye taşınması.İlgili raporların Kongre Düzenleme Kuruluna periyodik olarak güncel bilgilerin iletilmesi.
  • Yurtiçi (TTB-STE) ve yurtdışı (CME) bilimsel kredi başvurularının yapılması ve takibi.
  • Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılar ile gerekli yazışmaların yapılarak otel ve uçak rezervasyonlarının takibi ve yapılması.
  • Halka ilişkiler, tanıtım ve reklam çalışmalarının Kongre Düzenleme Kurulu ile beraber koordineli olarak yürütülmesi.
  • Devlet ve gerekli resmi kurumlara bilgi ve duyuruların yapılması. Bu süreçte gerekli altyapının oluşturularak, sekreterya hizmetlerinin verilmesi.
  • Kongre Bilimsel ve Sosyal Programının oluşturulmasında Kongre Düzenleme Kurulu ile ortak çalışmaların yapılması.

 

 

  • ON-SITE PROJE YÖNETİMİ

 

  • Kongre merkezinin katılımcıların ilk adımda tüm altyapı ve görselleriyle hazır hale getirilmesi için kongre başlangıç tarihinden 1 veya 2 gün önce; yönetici, teknik, dekor, interaktif ve host-hostes ekibiyle kongre merkezinde çalışmaların başlatılması.
  • Tüm katılımcıların kongre merkezi ulaşımları için başta havalimanı olmak üzere tüm varış noktalarından kongre logo ve ismini içeren board ve stand karşılamaları ile kongre merkezine transferlerinin gerçekleştirilmesi.
  • Kongre sekreteryası ile mükemmel bir koordinasyon içerisinde çalışan kayıt ve otel karşılama deskleri sayesinde aksamalar ve uzun kuyrukların oluşmamasının sağlanması.
  • Sunum kontrol, internet cafe, basın odası ve faculty room gibi özel odaların görsel ve teknik altyapı bakımından, mükemmel şekilde hazırlanması.
  • Kongre kayıt, sunum kontrol ve salonlar arasında kurulan kablolu veya kablosuz ağ bağlantısı sayesinde bilgi aktarımının en üst düzeyde tutulması.
  • Elektronik yönlendirme ve bilimsel program akışlarıyla, teknolojinin en ince detaylarla katılımcılara sunulması.
  • Toplantı salonları başta olmak üzere tüm kongre merkezinde son teknolojiye uygun teknik hizmetin sağlanması.
  • Kongre sırasında kurulan transfer ve uçak değişikliği deksi sayesinde katılımcıların programlarını aksatmamalarını ve zamanı en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.
  • Kongre öncesi ve sırasında bölgeye özel turların düzenlenmesi.
  • Açılış kokteyli, gala yemeği, VIP davet ve yemeklerde ulaşımından süslenmesine, dekorundan sanatçısına farklılığın katılımcılara hissettirilmesi.
  • Ödül törenleri konsept ve uygulaması, katılımcılara yönelik turnuva ve aktivitelerin düzenlenmesi, refakatçilere özel program ve aktivitelerin oluşturulması ve organizasyonu.
  • Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılarla birebir ilgilenerek sizin için özel olduklarının en iyi şekilde hissettirilmesi.
  • Kongre çantası, yaka kartı ve sertifikalarını kongre konseptine uygun bir şekilde uygulayan MUDO Congress ile kongre sırasında yeni kayıtlara anında yaka kartı katılım belgesi verilebilmesi.
  • Kongre basın bültenlerini hazırlayarak, genel ve mahalli basınla beraber konuya özel yayın kuruluşlarında yer almasının sağlanması.
  • Kongre gazetesi, kongre tv ve multimedya programların oluşturulması ve uygulanması.
  • Akıllı Kapı Sistemi (Smart Gate System) ile salonların katılım raporlarının anında oluşturulabilmesi.Kongre sonrasında detaylı raporların hazırlanması.

 


  • PROJE SONLANDIRILMASI

 

  • Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura ve bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi,
  • Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.
  • Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.
  • Yurtiçi (TTB-TSE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge ve verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.
  • Kongre sonrası Sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.

 

 

  • ULUSLAR ARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI

 

 

  • Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
  • Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
  • Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
  • Uluslar arası Kongre Seçici Kurul ve/veya Jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
  • Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stand ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
  • Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
  • Uluslar arası kongre deneyim personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
  • Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeliyle ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.

 

 

  • ULUSLAR ARASI KONGRELERE KATILIM

 

 

  • Uluslar arası kongrelerde imkansızı gerçekleştirmeyi ilke edinen Mudo Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
  • Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerini eksiksiz yerine getirilmesi.
  • Vize ve pasaport işlemlerini takip edilmesi.
  • Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
  • Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
  • Kongre merkezi ve oteller arasında shuttle hizmetleri sağlanması.
  • Grup rezervasyonlara ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması. 

 

  • TEKNİK ALTYAPI

 

 

  • Konferans sistemleri
  • Çok dilli simultane tercüme sistemleri
  • Ses, görüntü ve ışık sistemleri
  • Watch-out görüntü sistemleri
  • Basın mixeri
  • Digital delege mikrofon sistemi
  • Infoport sistem
  • İnteraktif oylama sistemi
  • Kapalı devre TV ve naklen yayın sistemi
  • Reji kontrol üniteleri
  • Alt yazılı mesaj sistemi
  • Modüler internet cafe sistemleri
  • Video ve telekonferans sistemleri
  • CD - DVD görüntü, kayıt ve kopyalama mobil stüdyosu
  • İnteraktif kullanım hizmetleri (kablolu – kablosuz)
  • Sahne – dekor tasarım ve uygulamaları
  • Kongre ve lansmanlar için özel dekor tasarım uygulamaları
  • Havai fişek ve lazer uygulamaları
  • Su ve buhar perdeleri
  • Özel ses, ışık ve görüntü efekt sistemleri